[ВИДЕО] Ошибка №1 каждого директора агентства недвижимости

В новом цикле из 12 статей, мы с вами рассмотрим распространенные ошибки руководителя агентства недвижимости.
Это вторая статья цикла, первая статья – здесь.

Эти ошибки вытекают из саботирования бизнес-процессов. Пока Вы не пропишете свои бизнес-процессы, Вы постоянно будете тонуть в рутине.

Побывав во многих агентствах недвижимости в разных городах/странах, я увидел хаос, поддерживаемый и культивируемый самим руководителем и старшими сотрудниками агентств недвижимости

Пример проявления хаоса: сотрудник услышал о том, что я говорил о шаблонах, папках, документах и скриптах. Он подходит ко мне и говорит: «А как можно получить эти шаблоны?». Директор АН отвечает ему: «Вообще-то они у нас давно есть. Макс нам их давно уже дал. Они лежат в ящике стола». Без комментариев.

Прошло больше трех месяцев с того момента, как руководитель получил эти инструменты. Но у него нет времени, потому что он занят рутиной. Он продолжает бегать и закрывать последствия того бардака, который был еще вчера, позавчера, 5 лет назад.

У него не остается времени на то, чтобы остановиться, старательно переписать структуру своего бизнеса и прописать краткие и понятные инструкции (регламенты бизнес-процессов) для каждой должности в своём АН.

Обычно, сотрудники АН без этих инструкций работают как попало, как им удобно и как они считают удобным и правильным для себя (а не для достижения максимального результата при минимальном приложении усилий).
Виноват в этом владелец и руководитель агентства недвижимости.

Пока Вы не прописали бизнес-процессы, Вы не понимаете, что собой представляете ваш бизнес. Значит, Вы бизнесом не занимаетесь.

Пока не прописаны бизнес-процессы, Ваши сотрудники не понимают, что им нужно делать. Сотрудник не понимает функционала, своих задач, полномочий и ответственности. Он не видит, где и после какие его действий наступает ответственность другого сотрудника.

В моей компании существует кодекс из 56 норм поведения риэлтора-эксперта. У него не возникает вопросов и двусмысленных толкований моих слов. На то, чтобы их прописать, отработать и подкорректировать на практике у меня ушло 4 года.

Ни в одном из агентств недвижимости не слышали о том, что должны быть нормы поведения сотрудника. Не путайте нормы с  бизнес-процессами, должностными инструкциями и правилами поведения.

Когда я работал в сфере активных продаж, не важно, на какой я позиции находился: мерчендайзер, торговый агент, супервайзер, руководитель отдела продаж, территориальный, региональный менеджер, национальный менеджер или кризис-менеджер – все инструкции и кодексы поведения учились наизусть с начала вступления в должность максимум за 2 недели и принимался зачет по знанию этих норм и инструкций. Только после этого сотрудник имел право приступить к работе.

Стажерам в агентстве некоторые из этих ошибок простительны. Они еще не знают, как работать. Ваша задача – их научить. Если нет норм поведения, должностных инструкций и четко прописанных бизнес-процедур, то сотрудник ничему не научится. В тех агентствах где я побывал, больше 75% действительно хороших сотрудников. Из них можно «выжать» намного больше, чем из них «выжимается» сейчас.

Итак,

Ошибка №1 директора АН: Отсутствие четкого понимания основных функций своей руководящей должности.

Признаки наличия этой ошибки в вашем агентстве:

Сотрудник не понимает свои должностные обязанности и полномочия. Выполняет текущую работу, которая валится сверху, вместо создания системы выполнения работы. Для него такие термины как «вчерашняя заявка», «вчерашний клиент», «вчерашний проект», «протянутые проекты» или «зависшие объекты» – норма. Он в этом живет.

Сотрудник не знает свои должностные обязанности, полномочия и выполняет всю текущую работу в режиме аврала. Клиенты, проекты, сделки и лиды валятся сверху.

Моя задача – перевести Вас на уровень системы, с системы на уровень масштабирования, вывести из состояния хаоса, дикого выжигания своего потенциала и своих личностных ресурсов. Руководитель не должен так много и бесполезно работать.

Задача руководителя – сократить свое присутствие в этом бизнесе до нуля. Для этого делается система, которая сама себя поддерживает, кормит и обучает.

Руководитель имеет свое поле, границу и зону ответственности. Вы уполномочены решать проблемы только в рамках своей зоны ответственности, обладая при этом определенной властью и ресурсами. Без этих трех требований никакого управления нет. Вам кажется, что Вы чем-то или кем-то управляете.  Это миф. Управляете и решаете вопросы, проблемы, проекты Вы только тогда, когда у Вас задействовано минимум три ресурса: власть, зона ответственности и ресурсы.

Зона ответственности всегда четко ограничена. Первое слабое место руководителя – это «хочешь сделать все хорошо – сделай это сам».

Руководитель отвечает за организацию, управление, контроль и аналитику бизнес-процессов, за выполнение поставленного плана.

Например, в одном из агентств недвижимости перед тем, как провести мини мастер-класс, мы играли в стандартную игру «33». Простейшая, детская игра. Дети очень легко с ней справляются, потому что внимательно слушают. Мы сделали 14 попыток. С трудом насчитали два круга до 33. Задача была поставлена 14 раз подряд в течение 20 минут. У сотрудников внутренний диалог помешал воспринять задачу так, как это было им озвучено. Это указывает еще на то, что без письменной фиксации задачи сотрудник ее понимает, как хочет. Системы нет.

Все, что относится к описанию и оптимизации бизнес-процессов, контроля и аналитики, 90% управленцев в агентстве недвижимости не могут четко обозначить свои функции и результат своей деятельности как руководителя. Если руководитель наемный, он делает то, что приказал собственник/высшее руководство или то, что он сам считает нужным делать.

Если Вы как руководитель не можете четко обозначить свою функцию – сотрудники Вам не подчиняются. Причина неумения обозначить свои функции и определить свой результат находится в системной ошибке. Руководство компании не обозначило понятным языком зоны полномочий, ответственности, функции, ресурсы, должностные обязанности (бизнес-процедуры) каждого из сотрудников. В том числе и свои.

Вы прописываете для себя, чем Вы занимаетесь, чем не занимаетесь. Обозначаете понятным языком зоны ответственности, функции, должностные обязанности и ресурсы – это работа владельцев риэлтерского бизнеса и руководителей высшего звена. Сотрудникам такие задачи не поручаются.

Последствия первой ошибки.

1. Агентство недвижимости постепенно забывает, что является основной целью ее деятельности, зачем они находятся на рынке.

2. Забываются функции и задачи сотрудников или отделов. Функции и задачи перемешаны в кучу. В результате многие сотрудники дублируют функции друг друга.

3. Процветают конфликты, выяснение виноватых.

Вместо достижения результата коллектив занят тем, что «пережевывает» весь бардак, созданный руководителем. Это происходит каждый день в течение многих лет.